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“硬件”環(huán)境的改善僅是提高工作效率的一個(gè)方面，而更為重要的往往是“軟件”條件――辦公人員的綜合素質(zhì)，尤其是心理素質(zhì)。這個(gè)觀點(diǎn)正在被越來(lái)越多的“白領(lǐng)”們所接受。
當(dāng)人們走進(jìn)辦公區(qū)時(shí)的情緒是積極的、穩(wěn)定的，就會(huì)很快進(jìn)入工作角色，不僅工作效率高，而且質(zhì)量好；反之，情緒低落，則工作效率低，質(zhì)量差。如果在辦公區(qū)內(nèi)，工作人員善于協(xié)調(diào)與控制自己的情緒，就會(huì)生機(jī)盎然，充滿活力，卓有成效。
在日常工作中，人際關(guān)系是否融洽非常重要。互相之間以微笑的表情體現(xiàn)友好熱情，溫暖，以健康的思維方式考慮問題，就會(huì)和諧相處。工作人員在言談舉止，衣著打扮，表情動(dòng)作等表情中，均可體現(xiàn)出健康的心理素質(zhì)。
在辦公室里接打電話，也能體現(xiàn)出工作人員的心理素質(zhì)與水平。微笑著平心靜氣地接打電話，會(huì)令對(duì)方感到溫暖親切，尤其是使用敬語(yǔ)、謙語(yǔ)收到的效果往往是意想不到的。不要認(rèn)為對(duì)方看不到自己的表情，其實(shí)，從打電話的語(yǔ)調(diào)中已經(jīng)傳遞出了是否友好、禮貌、尊重他人等信息了。
辦公室的桌椅及其他辦公設(shè)施，均需要保持干凈、整潔、井井有條。正如魯迅先生所說，“幾案精嚴(yán)見性情”那樣，心理狀態(tài)欠佳，必然在幾案或其他方面體現(xiàn)出來(lái)。
總之，辦公室內(nèi)的軟件建設(shè)是需要在心理衛(wèi)生方面下一番力氣的，因?yàn)椤熬裎廴尽睆哪撤N意義上比大氣、水質(zhì)、噪聲等污染更為嚴(yán)重，它會(huì)渙散人們工作的積極性，乃至影響工作效率、工作質(zhì)量。
為此，建議在辦公室內(nèi)不斷提高心理衛(wèi)生水平，不妨從以下幾個(gè)方面努力探討一番：
一、學(xué)會(huì)選擇適當(dāng)?shù)男睦碚{(diào)適方式，使工作人員不被“精神污染”。
二、領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)關(guān)心員工，了解員工的情緒周期變化規(guī)律，根據(jù)工作情況，采取放“情緒假”的辦法。
三、工作之余，組織一些文娛體育活動(dòng)，不僅豐富了生活，而且運(yùn)用了積極方式宣泄不良情緒。
四、建立心理宣泄室。
五、有條件的單位可建立員工心理檔案，并定期組織“心檢”，不要等到問題嚴(yán)重了，才尋求解決的辦法。
六、經(jīng)常組織一些“健心活動(dòng)”，使工作人員能夠經(jīng)常保持積極向上、穩(wěn)定的情緒，掌握協(xié)調(diào)與控制消極情緒的技巧與方式。
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